1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Holotropic Poland sp z o.o. z siedzibą na Wańkowicza 2/25 02-796 Warszawa KRS 0001039526 NIP 9512534229
REGON 521126350, dalej „Administrator”.
Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych:
Niniejsza Informacja realizuje obowiązek informacyjny Administratora wynikający z art. 13 RODO. W
przypadkach pozyskania danych z innych źródeł Administrator realizuje obowiązek informacyjny zgodnie
z art. 14 RODO.
2. Jakie dane przetwarzamy
W związku z organizacją warsztatów, szkoleń i innych wydarzeń związanych z oddychaniem
holotropowym możemy przetwarzać:
numer telefonu i adres;
szkoleniowego;
konkretnym wydarzeniu lub module;
zasadach i na podstawie stosownych zgód.
Jeżeli podczas wydarzenia planowane jest wykonywanie zdjęć, uczestnicy zostaną o tym uprzednio
poinformowani, a zgody zebrane w wymaganym przepisami zakresie.
3. Cele i podstawy przetwarzania
Dane osobowe przetwarzamy w celu:
1. obsługi zgłoszenia, rejestracji i udziału w wydarzeniu – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w
zakresie czynności organizacyjnych lub komunikacji niezwiązanej bezpośrednio z wykonaniem
umowy – w uzasadnionych przypadkach na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w ramach prawnie
uzasadnionego interesu Administratora polegającego na zapewnieniu sprawnej organizacji
wydarzenia i komunikacji z uczestnikami;
2. prowadzenia rozliczeń oraz realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych – na podstawie
art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
3. udzielania odpowiedzi na zapytania i prowadzenia bieżącej komunikacji – na podstawie art. 6 ust.
1 lit. b RODO, jeżeli kontakt służy podjęciu działań przed zawarciem lub wykonaniem umowy,
albo na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli kontakt ma inny charakter, w ramach prawnie
uzasadnionego interesu Administratora polegającego na prowadzeniu komunikacji z osobami
kontaktującymi się z Administratorem;
4. oceny możliwości bezpiecznego udziału w konkretnym wydarzeniu lub module – w zakresie
danych dotyczących zdrowia, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO,
tj. na podstawie wyraźnej zgody uczestnika udzielonej w odrębnym oświadczeniu;
5. prowadzenia dokumentacji dotyczącej przebiegu szkolenia oraz certyfikacji uczestników – jeżeli
ma to zastosowanie do danego programu szkoleniowego – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania programu szkoleniowego lub procesu
certyfikacji;
6. ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w ramach
prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na ochronie jego praw oraz
ustalaniu, dochodzeniu i obronie roszczeń, a w przypadku danych szczególnej kategorii, wyłącznie
w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony konkretnego roszczenia, również na
podstawie art. 9 ust. 2 lit. f RODO;
7. prowadzenia marketingu własnych usług – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w ramach
prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na promowaniu własnych usług, z
zastrzeżeniem, że przesyłanie informacji handlowych lub prowadzenie marketingu
bezpośredniego za pomocą kanałów objętych art. 398 ustawy z 12 lipca 2024 r. – Prawo
komunikacji elektronicznej wymaga uprzedniej zgody odbiorcy. Zgoda jest udzielana odrębnie od
niniejszej Informacji i może być udzielana odrębnie dla poszczególnych kanałów komunikacji, w
szczególności poczty elektronicznej, wiadomości SMS i połączeń telefonicznych;
8. wykorzystania rozpoznawalnego wizerunku do celów promocyjnych – na podstawie art. 6 ust. 1
lit. a RODO oraz odrębnej zgody uczestnika; rozpowszechnianie wizerunku odbywa się ponadto
z uwzględnieniem art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych;
9. dokumentowania historii udziału w wydarzeniach, w szczególności na potrzeby realizacji
kolejnych modułów programu szkoleniowego, certyfikacji oraz potwierdzania ukończenia
szkolenia – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do
wykonania umowy, albo na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w ramach prawnie uzasadnionego
interesu Administratora polegającego na zapewnieniu możliwości weryfikacji uczestnictwa,
przebiegu i ukończenia szkolenia.
4. Dane dotyczące zdrowia
Informacja o przetwarzaniu danych osobowych nie stanowi zgody na przetwarzanie danych dotyczących
zdrowia.
Dane dotyczące zdrowia obejmują wyłącznie informacje o przeciwwskazaniach i innych okolicznościach
rzeczywiście istotnych dla bezpiecznego udziału w konkretnym wydarzeniu lub module. Administrator nie
wymaga pełnej historii medycznej, diagnoz, informacji o leczeniu ani nazw leków, chyba że konkretna
informacja jest rzeczywiście niezbędna dla bezpieczeństwa udziału.
Dane te są co do zasady pozyskiwane bezpośrednio od uczestnika lub przez niego aktualizowane. W
przypadku kolejnego wydarzenia lub modułu są, jeżeli jest to konieczne, pozyskiwane ponownie dla
potrzeb oceny bezpieczeństwa udziału.
Zgoda na ich przetwarzanie jest udzielana odrębnie, ma charakter wyraźny i dotyczy wyłącznie informacji
niezbędnych do oceny bezpieczeństwa udziału w konkretnym wydarzeniu lub module.
Podanie danych dotyczących zdrowia jest dobrowolne. Jeżeli jednak uczestnik nie przekaże minimalnych
informacji niezbędnych do oceny bezpieczeństwa udziału, Administrator może odmówić dopuszczenia do
konkretnego wydarzenia lub modułu.
Dostęp do danych dotyczących zdrowia mają wyłącznie osoby, które potrzebują ich do oceny
bezpieczeństwa udziału lub zapewnienia bezpieczeństwa podczas wydarzenia. Prowadzącym
przekazywany jest możliwie najmniejszy zakres informacji, w szczególności informacja o możliwości
udziału lub koniecznych środkach bezpieczeństwa, zamiast całej ankiety zdrowotnej lub pełnej diagnozy.
Administrator nie wykonuje oceny medycznej ani nie zastępuje lekarza lub innego profesjonalnego
podmiotu medycznego.
Zgodę można wycofać w każdym czasie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem
przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Jeżeli informacje dotyczące zdrowia są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony konkretnego
roszczenia, mogą być przetwarzane w niezbędnym zakresie również na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f RODO.
5. Okres przechowywania danych
Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to konieczne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.
W szczególności:
– dane związane z umową przechowujemy przez okres wykonywania umowy, a następnie przez
okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, nie dłużej jednak niż do upływu
właściwych terminów przedawnienia, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przez
prawo;
– dane dotyczące przebiegu szkolenia i certyfikacji przechowujemy do czasu zakończenia programu,
a następnie przez okres niezbędny do obsługi reklamacji, weryfikacji wydanych certyfikatów oraz
ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
– dane księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa;
– dane dotyczące zdrowia usuwamy po zakończeniu danego wydarzenia lub modułu, nie później niż
w terminie 14 dni od jego zakończenia; w przypadku kolejnego wydarzenia lub modułu dane te,
jeżeli są konieczne, są pozyskiwane ponownie;
– dane przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej cofnięcia albo
wcześniejszego ustania celu przetwarzania. Informacje niezbędne do wykazania faktu udzielenia i
cofnięcia zgody mogą być przechowywane przez okres konieczny dla celów dowodowych; nie
oznacza to przechowywania treści danych dotyczących zdrowia ponad okres wskazany powyżej,
chyba że zachodzi podstawa do ich dalszego przetwarzania;
– dane wykorzystywane do marketingu bezpośredniego przechowujemy do czasu cofnięcia zgody,
jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie, albo do czasu wniesienia sprzeciwu wobec
marketingu bezpośredniego, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego
interesu. Po cofnięciu zgody lub wniesieniu sprzeciwu Administrator może zachować minimalne
informacje niezbędne do odnotowania tego faktu i zapobieżenia ponownemu wykorzystaniu
danych w celach marketingowych;
– treść korespondencji przechowujemy przez okres niezbędny do obsługi sprawy, a następnie –
jeżeli jest to konieczne – przez okres potrzebny do obrony lub dochodzenia roszczeń.
6. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym:
– osobom prowadzącym wydarzenia;
– osobom upoważnionym do obsługi rejestracji i organizacji wydarzeń;
– osobom odpowiedzialnym za prowadzenie procesu szkoleniowego i certyfikacyjnego, jeżeli ma to
zastosowanie;
– podmiotom współpracującym przy organizacji i przeprowadzeniu wydarzenia, jeżeli dostęp do
danych jest niezbędny do realizacji powierzonych im zadań;
– dostawcom systemów rejestracyjnych, IT, hostingu i poczty elektronicznej;
– operatorom płatności i bankom;
– podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne lub podatkowe;
– ubezpieczycielom, służbom medycznym lub ratunkowym – jeżeli jest to konieczne;
– organom publicznym – jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa.
Podmioty, które przetwarzają dane w imieniu Administratora, działają na podstawie umów powierzenia
przetwarzania danych zawartych zgodnie z art. 28 RODO i wyłącznie na udokumentowane polecenia
Administratora lub w ramach stosownych upoważnień.
Podmioty, które samodzielnie określają cele i sposoby przetwarzania danych w zakresie świadczonych
przez siebie usług, mogą działać jako odrębni administratorzy danych, zgodnie z zakresem własnych
obowiązków i podstaw prawnych. Dotyczy to w szczególności niektórych banków, operatorów płatności,
ubezpieczycieli, podmiotów świadczących usługi prawne, księgowe lub podatkowe, organów publicznych
oraz służb medycznych lub ratunkowych.
Jeżeli podmiot współpracujący przy organizacji wydarzenia działa wspólnie z Administratorem w zakresie
ustalania celów i sposobów przetwarzania danych, zasady współadministracji są określane zgodnie z art.
26 RODO.
7. Przekazywanie danych poza EOG
W związku z realizacją procesu certyfikacji uczestników dane osobowe mogą być przekazywane do
Institute for Holotropics z siedzibą w Stanach Zjednoczonych Ameryki (USA), tj. poza Europejski Obszar
Gospodarczy. Przekazywane dane mogą obejmować w szczególności informacje dotyczące liczby i
terminów ukończonych modułów szkoleniowych oraz warsztatów, odbytych staży, a także ocen i
informacji zwrotnych dotyczących przebiegu szkolenia i postępów uczestnika. Dane te będą przekazywane
wyłącznie w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia procesu certyfikacji i weryfikacji spełnienia
wymagań certyfikacyjnych.
Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy odbywa się z zachowaniem wymogów
określonych w rozdziale V RODO. Szczegółowe informacje dotyczące podstawy prawnej przekazywania
danych, zastosowanych zabezpieczeń oraz możliwości uzyskania ich kopii, jeżeli mają zastosowanie,
można uzyskać, kontaktując się z Administratorem pod adresem: info@holotropicpoland.pl
8. Prawa osoby, której dane dotyczą
Na zasadach określonych w RODO przysługuje prawo do:
przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego;
Zgodę można wycofać w taki sam sposób, w jaki została udzielona, albo kierując wiadomość na adres e-
mail Administratora wskazany w pkt 1.
Zakres poszczególnych praw może podlegać ograniczeniom wynikającym z RODO lub innych przepisów
prawa.
Wnioski dotyczące realizacji praw można kierować na adres: info@holotropicpoland.pl.
Osoba, której dane dotyczą, ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych
Osobowych, z siedzibą przy ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, jeżeli uzna, że przetwarzanie
jej danych osobowych narusza przepisy RODO.
9. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych niezbędnych do zgłoszenia, rejestracji oraz udziału w wydarzeniu, a także – jeżeli ma to
zastosowanie – realizacji programu szkoleniowego lub procesu certyfikacji, jest warunkiem zawarcia lub
wykonania umowy. Niepodanie tych danych może uniemożliwić rejestrację, udział w wydarzeniu,
ukończenie programu szkoleniowego lub przeprowadzenie procesu certyfikacji.
Podanie danych wymaganych przepisami prawa, w szczególności przepisami podatkowymi lub
rachunkowymi, jest obowiązkowe w zakresie wynikającym z tych przepisów. Niepodanie tych danych
może uniemożliwić prawidłowe rozliczenie lub wystawienie wymaganych dokumentów.
Podanie danych przetwarzanych na podstawie zgody jest dobrowolne, z zastrzeżeniem zasad dotyczących
danych dotyczących zdrowia określonych w pkt 4.
Podanie danych na potrzeby marketingu oraz wykorzystania wizerunku lub głosu jest dobrowolne i nie
wpływa na możliwość udziału w wydarzeniu.
10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Administrator nie podejmuje wobec uczestników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym
przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich
wpływały.
Decyzja dotycząca możliwości udziału w wydarzeniu nie jest podejmowana wyłącznie w sposób
automatyczny. W szczególności ewentualna ocena bezpieczeństwa udziału wymaga udziału upoważnionej
osoby.
11. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne dostosowane do charakteru danych
oraz ryzyka związanego z ich przetwarzaniem, zgodnie z art. 32 RODO.
Dane dotyczące zdrowia są objęte szczególną ochroną, a dostęp do nich jest ograniczony do osób, dla
których jest on konieczny. Administrator stosuje w szczególności ograniczenia dostępu, upoważnienia do
przetwarzania danych, obowiązek zachowania poufności oraz odpowiednie zabezpieczenia organizacyjne i
techniczne, w tym odpowiednio zabezpieczone systemy przechowywania danych.
12. Źródło danych
Co do zasady dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą.
Jeżeli wyjątkowo dane uczestnika zostaną pozyskane od osoby trzeciej, Administrator przekaże tej osobie
odrębną informację zgodnie z art. 14 RODO, wskazując w szczególności:
Obowiązek informacyjny zostanie zrealizowany w terminie wynikającym z art. 14 ust. 3 RODO, w
szczególności nie później niż w ciągu miesiąca od pozyskania danych, a w przypadku pierwszego kontaktu
z osobą albo pierwszego ujawnienia jej danych innemu odbiorcy – najpóźniej przy tej czynności, zależnie
od tego, które zdarzenie nastąpi wcześniej.
Dane dotyczące zdrowia na potrzeby oceny bezpieczeństwa udziału są co do zasady pozyskiwane
bezpośrednio od uczestnika.
13. Aktualizacja informacji
Niniejsza Informacja może być aktualizowana w przypadku zmiany sposobu przetwarzania danych,
zakresu działalności Administratora lub przepisów prawa. Aktualizacja nastąpi poprzez zamieszczenie
informacji na stronie internetowej oraz w razie potrzeby poprzez przesłanie wiadomości na indywidualne
adresy e-mail.
Data ostatniej aktualizacji: 2.11.2026